- 仕事を効率化する際の考え方とは
- 仕事量が多いときの効率化方法
- まとめ
- 仕事が多いときに効率化をしたいが具体的な方法を知りたい人
- 効率化する際の視点を学びたい人
若手社会人にとって、仕事量が多いということは、
大変だなーと感じることのほうがおおいですよね！
もっと効率化したい！
効率化するときの方向性を知りたい！
というお悩みを持つ方もいるのではないでしょうか(*^^*)
仕事を効率化する方法を学ぶと、
仕事量が多い悩みを解決することができます！
本記事は、2017年の1年間をほぼ毎日1日１５時間程度仕事をしていた筆者が、仕事を効率化する方法についてお伝えします！
若手社会人の型でも、
この記事を読むことで、
仕事を効率化してみよう！と考えるようになります！！
目次
仕事を効率化する際の考え方とは
一つ一つの仕事を抽象化することをおすすめします！
例えば、コピーの雑用を受ける時でも。
印刷をするためには、「依頼をする人」「依頼を受ける人」がいて、
コピーするには、「コピーする対象の用紙」「部数」「用紙サイズ」などなど
確認することがたくさんありますよね(*^^*)
これって実は、ほかの仕事でも同じだと思いませんか？
一度、コピーをする仕事を受けることができれば、
次に会議で使う資料、朝礼で使う資料と依頼を受けても、
同じように確認をすることができますよね！
一つ仕事を受けることができたら、
それを抽象化し、
「ほかの業務でも応用できるかな？」
と考えてみることをおすすめします！！
仕事量が多いときの効率化方法
基本的な事項を理解する
誰かに確認をしなければ、わからない！という方には、
基本的な事項を理解することをおすすめします!(^^)!
仕事を効率化するためには、難易度の高いことを覚える必要はありません。
相手に質問される内容は、基本的な内容ばかりであることが多いからです。
現時点でも、若手の自分には、簡単な質問をしてくれているな！と感じることはあるのではないでしょうか!(^^)!
若手社会で、仕事量が多いくて大変！と感じている人は、
基本的な事項を理解するようにしましょう！
すると、周囲への確認の時間が減少し、
結果、業務の効率化へと繋がります！！
一つ一つの仕事でミスする回数を少なくする
仕事量が多いときに、ミスをすると、さらに時間がかかりますよね！
仕事量が多くて悩んでいる人は、仕事のミスを減らすようにしましょう！
簡単な話で、ミスをしなければ、一つ一つの仕事に取り組む時間も少なくなり、
結果として業務の効率化につながります。
若手社会人よりもベテラン社会人のほうが、残業も少なかったりする理由は、
ミスの少なさにもあると思います！
是非、ミスをする回数を減らすように、仕事に取り組みましょう！！
ゴールを意識する
ゴールに向けて不必要な仕事をしてしまい、時間がかかっている人もいるでしょう。
そのような人は、仕事のゴールを意識しましょう！
ゴールを明確にすることで、
必要なことと不必要なことの区別がつくからです。
特に新人のうちは、
例えば、打ち合わせの後、机の雑巾がけをしていたが、
次の会議がすぐあるので、その必要はなかった！
など、頑張ったけど無駄な動きが散見されます！！
ただでさえ、仕事が多いのであれば、
ゴールを意識し、無駄な動きを減らすようにしましょう！！
周囲の人に頼る
仕事を抱え込み、時間が足りない人は、
周囲の人の頼りましょう！
当たり前の話ですが、周囲の人に頼ることで、
仕事も早く完遂できるからです!(^^)!
新人のうちは、周囲の人に頼りずらいこともあると思います！
しかし、仕事量が多いうえに、仕事を抱え込まれ、
抱えた仕事が終わらなかった場合は、より大変な結果となりますよね(*^^*)
効率的に業務を終わらすためにも、
人に頼りましょう！！
整理整頓をする
書類を探す時間が多い人は、整理整頓をしましょう！
どこに何があるかわかる状態にしておくことで、
書類を探す時間が無くなるからです。
学生時代は、整理整頓をしなくても、
然程、困らなかったと思います。
しかし、ずっとそうではいられないですよね！
社会人になり、仕事が多いなーと感じている人は、
書類を探す時間を減らして、仕事の効率化を目指してみてください!(^^)!
相手にわかりやすく伝える
人とのコミュニケーションがスムーズにいかない場合も、仕事が効率的に進みません。
相手にわかりやすく伝え、すぐに行動してもらうようにしましょう！
すると、自分がやりたかったことを人に同時並行で行ってもらっている状態になり、
結果として、仕事の効率化につながります。
仕事が多いときには、周囲とのコミュニケーションが欠かせません。
伝えるときには、相手が行動に移りやすような、わかりやすい伝え方を心がけましょう！！
優先順位を明確にする
仕事が多くて、何から手を付けてよいかわからない！という人は、
優先順位を明確にしましょう！
全ての仕事を完遂しても、優先順位がバラバラであれば、
成果として誇れるものではありません！
ここでのポイントは、仕事の納期を意識して、優先順位を立てることです！
明日締め切りのものと、明後日締め切りのものであれば、
たいていの場合、明日のものから処理することをおすすめします！！
何から手を付けてよいかわからない！という人は、
納期をもとに優先順位をつけて、仕事を処理しましょう！！
まとめ
本日も投稿をご覧いただきありがとうございます(*^^*)
本記事の要点は以下になります！
- 効率化には抽象化することが大切！
- 効率化する方法はたくさんある！
- 自分の悩みにあわせて、効率化をする必要がある！
仕事が多くて大変！という悩みを解消するには、
効率化することが欠かせません！！
上記を参考に、仕事を効率化していただけると嬉しいです(*^^*)